Die grundsätzlichen inhaltlichen Aussagen bleiben unverändert: Sollen besondere Personendaten oder geheimnisgeschützte Informationen mittels M365-Dienste bearbeitet werden, ist dies nur mit umfassender Verschlüsselung oder einem hybriden Betrieb möglich.

Nutzungsvarianten für besondere Personendaten sowie für dem Berufsgeheimnis unterstehende Daten

Es gibt zwei Varianten, wie M365 genutzt werden kann, so dass Microsoft keinen Zugriff auf Berufsgeheimnisse und besondere Personendaten hat:

  • Werden bei der Nutzung von M365 keine technischen Massnahmen ergriffen, die die einseitige Kenntnisnahme durch Microsoft ausschliessen, sind besondere Personendaten sowie Daten unter dem Berufsgeheimnis im Rahmen einer hybriden Lösung ausserhalb der Microsoft-Cloud zu bearbeiten und zu speichern. Sie können lokal bei der Bildungsinstitution oder bei einem Drittanbieter ohne US-Bezug bearbeitet und gespeichert werden.
  • Es gibt zwei technische Massnahmen, die eine einseitige Kenntnisnahme der Daten durch Microsoft verhindern. Die umfassende Nutzung der Double Key Encryption (DKE) und die umfassende Nutzung eines Cloud Access Security Broker (CASB) mit Verschlüsselung gegenüber Microsoft.

Eine Übersicht zum hybriden Betrieb mit einer Beispielauswahl an M365-Applikationen findet sich auf Seite 5 des Leitfadens. Weiter wurde der Anhang mit einer Auswahl an M365-Applikationen und der Aussage, welche davon nur online (und somit nicht im hybriden Betrieb) genutzt werden können, aktualisiert.

Deaktivierung von Microsoft Copilot

Microsoft Copilot ist in verschiedenen M365-Applikationen integriert. Der Dienst kann Inhalte erfassen, auswerten und zur KI-gestützten Erstellung von Texten oder Vorschlägen verwenden. Dadurch können besondere Personendaten und dem Berufsgeheimnis unterstehende Daten in Cloud-Diensten von Microsoft bearbeitet werden. Copilot ist deshalb in allen Anwendungen zu deaktivieren.

Zudem wurden die Informationen zur Vertragsbeziehung mit Microsoft und der Educa-Rahmenvereinbarung überarbeitet und der Aufbau des Leitfadens an den Leitfaden M365 in Gemeinden angeglichen.

Link zum Leitfaden

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